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99%的会计人都忽略的邮件细节,千万别再错了!

  • 时间:2017-08-18
  • 发布:成都会计培训
  • 来源:会计培训

电子邮件已经成为了日常财务工作中必不可少的沟通工具之一。但是有很多会计人虽然工作做得很好,偏偏就败在发邮件这件小事上~  成都会计培训总结了一些容易忽略的小细节!

对照自检,看看有没有你的影子:  

邮件内容喜欢使用各种字体和颜色  

邮件里写“附件中为blabla...”,却压根没加附件。  

邮件里添加表情符号还乱用语气词感叹号  

空白标题...  

邮件永远没抄送直接上司和主管  

越级发邮件···  

邮件格式无法阅读,没有最终的签名  

······  

如果你有以上的情况出现,那么就可得好好学学邮件礼仪了了,这很可能影响着你的晋升。  

现在邮件发送已经成为了一个财会人必备的技能,若注重了邮件礼仪,也许会让你事半功倍,实现从优秀到卓越。  

那,究竟如何做好邮件礼仪呢,且听我慢慢道来:  

目录  

⊙主题  

⊙称呼与问候  

⊙正文  

⊙附件  

⊙结尾签名  

⊙发送、抄送、密送  

1、关于主题  

主题是接收者了解邮件的第一信息,因此主题必须非常明确,以便收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。请注意以下几点:  

一定不能使用空白标题,这是最低级的错误;  

不做标题党,邮件标题要保证让别人知道你要做什么;  

标题要尽量简短,不宜冗长;  

一封邮件只针对一件事情,不宜在一封邮件里讨论多件事情,为了日后好整理。  

正确示例:  

会议邀请:XX公司将于X年X月X日在XX举办XX活动,邀请您莅临指导  

2、称呼与问候  

俗话说,礼多人不怪。要在邮件中尽量表现的礼貌客气一些,这样即便处理事情来也方便很多。关于称呼与问候,有以下几点需要注意的:  

恰当地称呼收件者,拿捏尺度,忌不称呼,忌乱称呼。如果对方有职务可称xx经理、xx老师,若不清楚职务、则称XX先生、女士。  

对于不熟的收件对象,尤其是不熟的工作对象千万不要逮谁都亲爱的xxx,显得很熟络。应使用尊敬的xx等方式。  

开头最好有个问候语,你好!您好!以示礼貌,不要给别人一种“你应该知道我是谁的吧我就不客套了”的感觉。  

3、关于正文  

正文是邮件的核心内容,搞定邮件内容是很重要的事情:  

邮件正文应简明扼要的说清楚事情,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句;  

根据接收人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适;  

如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明;  

邮件代表商务,慎重使用表情;  

忌通篇强调,只选择,你认为最重要的地方进行加粗或者加文字背景色强调即可;  

在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。  

4、关于附件  

如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件。  

附件文件命名很重要,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。  

附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件。  

如果附件是特殊格式文件,应该在正文中说明打开方式,以免影响使用。  

5、关于结尾签名  

电子邮件消息末尾加上签名档是非常有必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系的。  

5、关于抄送、发送、密送  
发送地址区,有收件人、抄送人、密送人三个部分。

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